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30秒学会多种表格数据核对技巧,超好用,学会甩同事一条街

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今天阿钟老师要分享的是表格中核对数据的几个技巧,花上几分钟学习,工作效率甩同事几条街。

01.核对两列数据

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上图表格中需要核对两列数据,找出差异。

· 选中两列数据;

· 按Ctrl+\键,差异数据就被选中了;

· 点击【填充色】,选一个颜色突出显示差异数据。

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02.核对两行数据

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表格中两行数据如何快速找出差异呢?

· 选中两列数据;

· 按Ctrl+Shift+\键,差异数据就被选中了;

· 点击【填充色】,选一个颜色突出显示差异数据。

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03.核对两个表格数据

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需要核对两个表格的数据,找出差异。(上图表格为了方便教程演示放在了一个工作表中)

· 选中表一数据,并复制;

· 选中表二数据开始的单元格,点击【开始】-【粘贴】下拉按钮-【选择性粘贴】;

· 在选择性粘贴窗口中运算选择【减】,点击【确定】;

· 经过以上操作,表二中不为0的就是差异数据。

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04.核对表格重复数据

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我们需要从上图表格中找出重复的数据。

· 选中所有数据单元格;

· 点击【开始】-【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【重复值】

· 重复值窗口中保持默认选择,点击【确定】;

· 重复数据以浅红色突出显示。

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05.一个人也能核对数据:Excel的朗读功能

当表格内容录入完成后,为了保证数据正确性,一般会找同事帮忙,一人读数,一个核对是否正确。现在有Excel的朗读功能,一个人也可以完成核对工作,不必再去麻烦同事了。

1 鼠标右键点击功能区,在弹出的菜单中选择【自定义功能区】;

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②在Excel选项窗口中,选择自定义功能区,然后在右侧的主选项卡中,点击【新建选项卡】,新建一个功能选项卡,再点击【重命名】按钮,输入自己需要的选项卡名称;

③点击【新建组】,新建一个功能组,再点击【重命名】按钮,输入功能组的名称;

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④选中主选项卡中自定义的功能组【专用一】,然后窗口中间从下列位置选择命令,点击下面的下拉按钮,选择【不在功能区中的命令】,在下面列表框中找到【按Enter开始朗读单元格】,选中,点击【添加】按钮,这一功能按钮就被添加到【专用一】功能组中;

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⑤同上操作,找到【朗读单元格】,点击【添加】到【专用一】功能区中,最后点击【确定】返回工作区;

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⑥通过以上设置,功能区多了一个功能选项卡和两个功能按钮;

当我们输入完数据,需要核对时,只要选中数据,点击【朗读单元格】按钮,就会读出数据,我们只需核对即可;

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⑦当我们点击【输入时】按钮,在单元格输入内容,回车键确认后就会朗读出输入的内容,不需要朗读时再点击一次【输入时】按钮即可。

视频效果如下:

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